Rédiger et communiquer facilement des procédures

Les procédures font généralement figure de "contradictions exemplaires" car d'un côté, on s'accorde à reconnaître leur - relative ou absolue - nécessité et d'un autre, on peine à les formaliser et à se les approprier.

Il est vrai qu'une procédure est tout sauf "sexy" en raison du format conventionnel (textes généralement bien tassés) et du contenu (d'ordre technique, réglementaire, normatif ... rien de palpitant).

Y aurait-il par hasard une alternative ? Quelque chose qui pourrait soulager la charge de travail du rédacteur ET la charge cognitive des récipiendaires ? Voici une autre formule - ou plutôt un autre format - qui agit sur le fond et sur la forme en allégeant la peine du rédacteur et du lecteur : la carte mentale. 

En d'autres mots, cartographiez vos procédures, transposez-les en cartes mentales !

Du point de vue fonctionnel, avec le concours d'un logiciel de Mind Mapping un tant soit peu évolué, les atouts sont indéniables :

  • gain de temps (emploi de mots-clés ; pas ou peu de phraséologie),
  • obligation de concision (focus sur les idées-clés) et de hiérarchisation (idées-clés structurées), 
  • mises à jour aisées (une carte se restructure bien plus facilement qu'un texte),
  • média simple et attractif (la carte est en quelque sorte une "image", elle attire le regard),
  • média autonome (procédure transposée uniquement en carte) ou complémentaire (la carte complète ou synthétise un texte).

C'est souvent du point de vue culturel que ce (changement de) format est difficile à accepter. Car pour certains, une procédure digne de ce nom ne peut être transcrite que de manière exhaustive sous forme de texte.

A l'inverse, certains osent ! Un exemple : CoolBlue, une société (NL) de distribution d'appareils électroniques qui adresse, avec chaque confirmation de commande, la procédure de retour sous forme d'organigramme :

Difficile de faire plus clair !

Si vous appartenez au groupe des conservateurs ou des intransigeants pour qui une procédure ne peut et ne doit être formulée que sous forme textuelle et si vous désirez augmentez la "structure logique" et le pouvoir de conviction de vos procédures, allez voir du côté de la Pyramide de Minto.