Laissons de côté le débat sur les avantages et inconvénients de la boîte à idées ou sur les conditions pour réussir sa mise en place. Supposons simplement que vous n’avez pas les ressources ou la plateforme pour déployer une collecte d’idées mais que vous jugez opportun de récolter les suggestions de vos collaborateurs ou, pourquoi pas, les réactions de vos clients ou de vos fournisseurs.
Votre bonheur pourrait être, non pas dans le pré, mais bien dans Google Docs et son module Formulaire :
- Création d’un formulaire,
- chaque question se formate avec l’un des 7 types de champs proposés,
- faculté de composer un message de confirmation ou d’insérer des sauts de page et des en-têtes (pour étoffer le formulaire),
- choix parmi une petite centaine de thèmes graphiques ;
- Publication du formulaire (sur un site web ou en envoyant tout simplement l’url par email) ;
- Au fur et à mesure des soumissions, les résultats sont compilés dans une feuille de calcul (tableur) avec horodatage et une synthèse automatique.
Parmi les options :
- Notification par email après chaque soumission ou récapitulatif hebdomadaire (inévitable pour faire preuve de réactivité à l’égard des sondés et de leurs suggestions) ;
- Publier les résultats (à tout public ou aux personnes ayant reçu les droits d’accès).
Petite astuce pour s’assurer de l’identité des participants : créer un champ « code » destiné à recevoir un identifiant personnel.
N’importe quel outil a ses limites et cette solution n’échappe pas à la règle mais elle répond aux besoins fondamentaux tout en étant gratuite.
Cette formule est également à prendre en considération pour préparer un brainstorming (phase individuelle avant la session de groupe).
