Les procédures font généralement figure de « contradictions exemplaires » car d’un côté, on s’accorde à reconnaître leur – relative ou absolue – nécessité et d’un autre, on peine à les formaliser et à se les approprier.
Il est vrai qu’une procédure est tout sauf « sexy » en raison du format conventionnel (textes généralement bien tassés) et du contenu (d’ordre technique, réglementaire, normatif … rien de palpitant).
Y aurait-il par hasard une alternative ? Quelque chose qui pourrait soulager la charge de travail du rédacteur ET la charge cognitive des récipiendaires ? Voici une autre formule – ou plutôt un autre format – qui agit sur le fond et sur la forme en allégeant la peine du rédacteur et du lecteur : la carte mentale.
En d’autres mots, cartographiez vos procédures, transposez-les en cartes mentales !
Du point de vue fonctionnel, avec le concours d’un logiciel de Mind Mapping un tant soit peu évolué, les atouts sont indéniables :
- gain de temps (emploi de mots-clés ; pas ou peu de phraséologie),
- obligation de concision (focus sur les idées-clés) et de hiérarchisation (idées-clés structurées),
- mises à jour aisées (une carte se restructure bien plus facilement qu’un texte),
- média simple et attractif (la carte est en quelque sorte une « image », elle attire le regard),
- média autonome (procédure transposée uniquement en carte) ou complémentaire (la carte complète ou synthétise un texte).
C’est souvent du point de vue culturel que ce (changement de) format est difficile à accepter. Car pour certains, une procédure digne de ce nom ne peut être transcrite que de manière exhaustive sous forme de texte.
A l’inverse, certains osent ! Un exemple : CoolBlue, une société (NL) de distribution d’appareils électroniques qui adresse, avec chaque confirmation de commande, la procédure de retour sous forme d’organigramme :
Difficile de faire plus clair !
Si vous appartenez au groupe des conservateurs ou des intransigeants pour qui une procédure ne peut et ne doit être formulée que sous forme textuelle et si vous désirez augmentez la « structure logique » et le pouvoir de conviction de vos procédures, allez voir du côté de la Pyramide de Minto.
