Les types d’innovations sont légion mais tous ont, en principe, la même finalité : résoudre un problème ou du moins rendre une situation plus confortable ou un système plus efficace. Partant de là, vous admettrez certainement que les réunions offrent encore un sacré potentiel d’innovations !
Certes, l’inefficacité de certaines réunions est d’abord imputable à un défaut de bonne volonté ou de discipline. Mais un changement de format couplé à un changement de séquence peut générer plus d’efficacité. C’est visiblement ce qu’Amazon a fait en adoptant un mode opératoire fort différent de la pratique courante.
Deux Ruptures
Chez Amazon, nous ne faisons pas de présentations PowerPoint (ou équivalentes). Au lieu de cela, nous rédigeons des mémos de six pages à structure narrative. Nous en lisons un en silence au début de chaque réunion, dans une sorte de “salle d’étude ».
J. Bezos (extrait d’une « Lettre aux Actionnaires » d’Amazon)
Chez Amazon, les réunions doivent, idéalement ou par défaut, intégrer deux ruptures majeures.
Rupture sur le TIMING. Plus d’exposé pendant la réunion mais bien avant. Quand les participants se réunissent, ils ont déjà (lu) un brief complet, brief sur lequel porte la seconde rupture.
Rupture sur le SUPPORT. Pas de PowerPoint ou, pour être précis, pas de support de type diaporama, pas de slides, pas de “listes à puces”. Pas de mots-clés, pas de style télégraphique. Le responsable ou le promoteur d’une nouvelle idée rédige, bien avant la rencontre, un document de type mémo (“un Word“ en langage courant). Ce document, de maximum 6 pages, constitue l’argumentaire de la proposition.
Une faiblesse, plusieurs atouts
Hormis peut-être le fait de bousculer une habitude, osons considérer que ce processus n’a qu’un seul gros inconvénient, le temps nécessaire à la mise en structure et à la mise en mots du mémo. De l’avis ou de l’aveu même de J. Bezos :
Souvent, lorsqu’un mémo n’est pas bon, ce n’est pas l’incapacité de l’auteur à reconnaître la norme élevée, mais plutôt une attente erronée sur la portée : ils croient à tort qu’un mémo de six pages aux normes élevées peut être écrit en un ou deux jours ou même quelques heures, alors qu’en réalité, cela peut prendre une semaine ou plus ! (…) Les grands mémos sont écrits et réécrits, partagés avec des collègues à qui l’on demande d’améliorer le travail, mis de côté pendant quelques jours, puis édités à nouveau avec un esprit neuf. Ils ne peuvent tout simplement pas être réalisés en un jour ou deux.
Un inconvénient amplement compensé !
Document Autonome
Le mémo est un document “autoporteur”. Il se lit, il se comprend sans apport ou appoint extérieur. Contrairement à un diaporama qui, en théorie, appuie ou complète la prestation du présentateur. Autonomie dans la durée : pour peu qu’il soit bien construit, le mémo est autosuffisant avant ou (bien) après la rencontre.
Réflexion « Forcée »
On l’a compris, pour produire un mémo complet et de qualité, il faut du temps (ou alors beaucoup de talent). Beaucoup de temps pour clarifier sa pensée, structurer ses idées et tenter d’être complet. Vu qu’il est impossible ou très risqué de réaliser ce type de communication la veille ou l’avant-veille, il y a forcément plus de recul, de la maturation. Les nuits portent conseil. Au bénéfice de la qualité du produit fini.
Imprégnation Harmonieuse
Qu’est-ce qui est encore plus rare qu’un verre de bière à 1 € ? Une présentation sans interruption, sans digression, sans bug technique ou humain, sans que l’un ou l’autre protagoniste anticipe son adhésion ou sa désapprobation. La lecture silencieuse garantit, bien mieux, la qualité de la réception des idées portées par le mémo.
Une vérité relative
Maintenant pour savoir si la balance penche effectivement du côté positif et, en complément, rendre compte de l’adéquation du procédé à votre organisation, il n’y a qu’une seule bonne chose à faire : essayer ! Ce qui marche chez Amazon, ne marchera peut-être pas chez vous ou, alors moyennant peut-être quelque adaptation.
Pour donner toutes ses chances à l’essai, adoptez des bonnes pratiques pour écrire des mémos structurés.
