A quoi sert ou devrait servir l’introduction d’un rapport professionnel ? Certains dont Monsieur Lapalisse répondront : à introduire le sujet ! D’autres, victimes ou bourreaux, oseront peut-être témoigner qu’une introduction est particulièrement utile pour endormir, ennuyer, dérouter, perdre, assommer … le lecteur ou l’auditeur.
Poser ou rappeler brièvement le problème
Pour Barbara MINTO, une bonne introduction doit être brève ET servir à poser ou rappeler le “problème” que l’auteur va analyser ou pour lequel il va proposer une solution. En outre, l’introduction doit amorcer le dialogue question – réponse.
Et quand il n’est pas question de “problème” allez-vous rétorquer ? Quand les communications importantes – tactiques ou stratégiques – ne traitent pas de problèmes au sens strict, elles traitent de constats, de diagnostics, d’actions, de réactions, d’opportunités manquées ou à saisir. Bref, au sens strict ou au sens large, il est toujours question de problèmes.
Un zeste de Storytelling
Toutes les (bonnes) histoires comptent au moins trois temps :
- une “Situation” correspondant à des circonstances plus ou moins normales,
- une “Complication” un voire plusieurs événements faisant naître une tension,
- enfin la “Résolution” conduisant la fin – heureuse ou malheureuse – de l’histoire.
Blanche Neige, Le Grand Bleu, La Cigale et la Fourmi … suivent ce tempo. La Pyramide de Minto également, le périmètre de l’introduction comprenant les deux premiers – la Situation et la Complication – et leur juxtaposition devant déclencher le début du dialogue question – réponse.
D’une certaine manière, on cherche à créer un effet « Il était une fois …. »
| Situation | Complication | Question |
|---|---|---|
| Depuis 10 ans, notre chiffre d’affaires était en progression constante. | Mais depuis le début de l’année, baisse de 12%. | Que se passe-t-il ? |
| Vous avez investi beaucoup de temps et d’argent dans le développement de votre ERP. | Mais toujours autant de bugs, de sous-performances … et d’impatience ! | Que proposez-vous ? |
| Tous vos concurrents ont choisi la voie de l’expansion hors frontières. | Vous devriez faire de même mais vous êtes sous-capitalisés. | Que faut-il faire alors ? |
Trois conditions pour une bonne introduction
Les règles à respecter pour obtenir une introduction utile :
- Exposer uniquement des “faits” au sens large c’est-à-dire des éléments connus ou sensés être connus par le destinataire. Autrement dit, rien qui puisse ouvrir un débat ou mettre de l’huile sur le feu.
- Poser OU rappeler le problème en quelques phrases, paragraphes ou slides. Pas de litanie. Pas de digression. Pas de longueur soporifique. Si l’auteur ressent l’envie ou le besoin de livrer des développements, il y a les “annexes”. Ne perdez pas de vue que personne n’a envie de lire ou d’entendre (…).
- Créer une contradiction grâce à l’interférence de la Complication sur la Situation. Pas pour le plaisir mais pour faire émerger une question (le plus souvent un Comment ? ou un Pourquoi ?). C’est à cette question que la suite de la communication va (tenter de) répondre.
Dans une Pyramide de Minto, l’introduction assure une fonction particulière : dérouler le tapis rouge pour la “conclusion”. Pour en lire plus, rendez-vous au secret n°5.
