Les techniques rédactionnelles sont le plus souvent axées sur la maîtrise de la langue, le style ou la lisibilité de la production écrite. C’est oublier le syndrome de la page blanche, auquel est confronté tout professionnel amené à rédiger un document important.
Que dire ? Comment le dire ? Comment organiser ses idées ? Le principe pyramidal de Barbara Minto est une des rares techniques qui s’attache davantage à la structure de l’argumentation, c’est-à-dire au fond et au déroulement d’un discours, plutôt qu’à sa forme.
Diplômée de l’Université de Harvard, Barbara Minto a débuté sa carrière chez McKinsey. Elle fut la première femme à devenir consultant dans les années 60. Le « Pyramid Principle » est aujourd’hui utilisé par les plus grands cabinets de conseil en management à travers le monde pour rédiger des rapports d’audit et concevoir des présentations.
La méthode fait appel aux arbres logiques ou arbres d’argumentation pour organiser par écrit un raisonnement. Elle repose sur certains règles qu’il faut connaître avant toute rédaction, les principales étant les suivantes :
1 – L’introduction
Le document ou la présentation doit être introduit en suivant un schéma narratif précis : Situation, Complication, Question et Réponse. Selon B. Minto, ce type d’introduction (de type storytelling) permet d’interpeller le destinataire, de rendre son esprit disponible et de cadrer le sujet.
2 – L’argumentation : induction et déduction
Un argument peut être présenté de deux manières, soit en opérant une déduction, soit par induction.
- Un raisonnement déductif débute par une prémisse ou une théorie qui, appliquée à la réalité, aboutit à une conclusion générale. Exemple :
La vitesse maximale autorisée sur autoroute est 130 km/h (prémisse « majeure »)- Vous avez été contrôlé à 146 km/h (prémisse « mineure »)
- Vous êtes en infraction ! (implication = déduction)
- Un raisonnement inductif part de l’observation de la réalité pour aboutir à une inférence puis à une théorie générale. Exemple :
- La valorisation de votre entreprise est optimale (prémisse A)
- Votre outil industriel est obsolète (prémisse B)
- Votre secteur d’activités est en déclin (prémisse C)
- C’est le moment de vendre votre entreprise ! (inférence = conclusion inductive)
Pour Barbara Minto, il est plus facile de bâtir une structure pyramidale logique à partir de raisonnements inductifs. Les arguments déductifs, parce qu’ils alourdissent généralement la charge cognitive, ne devraient être utilisés que dans certains cas particuliers.
3 – La granularité ou les niveaux d’abstraction
Pour construire la pyramide, les arguments sont regroupés et hiérarchisés par niveaux (d’abstraction). En respectant deux règles fondamentales :
- les idées à un niveau N représentent le développement (l’argumentation – la justification) de l’idée de synthèse au niveau N+1,
- et inversement, une idée à un niveau N est la synthèse (l’abstraction) des idées développées au niveau N-1.
Pour être regroupées, ces idées doivent être de même nature ou catégorie. Il y a 4 – et seulement 4 – types de regroupements envisageables : le regroupement déductif et trois profils de raisonnements inductifs :
- Chronologique : les arguments sont présentés dans l’ordre de leur survenance dans le temps.
- Structurel : les arguments forment un ensemble et sont regroupés comme tel ; ex : production, achats, vente…
- Hiérarchique : les arguments sont exposés par ordre d’importance, du plus important au moins important.
A l’aide d’un logiciel de Mind Mapping ou de Concept Mapping, il sera aisé de (re)configurer la structure de la pyramide en appliquant, par exemple, une distribution des idées sous la forme d’un organigramme ou d’un diagramme des affinités.
Loin d’être réservée au secteur du conseil, cette technique peut très bien s’appliquer à toutes les situations où une communication écrite cohérente et clairement argumentée est un atout décisionnel ou concurrentiel important.
Certes, la méthode exige de l’entraînement et de la rigueur, mais une fois maîtrisée, elle permet de réduire considérablement le temps consacrés à produire des lettres, rapports, diaporamas, …tout en augmentant la structure logique et donc la force de conviction des arguments communiqués.
